Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

Mis à jour 3 weeks ago de Laura

On appelle le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), la nouvelle législation européenne visant à :

Assurer une protection optimale des données à chaque instant et être en mesure de la démontrer en documentant leur conformité.

Le RGPD s'applique pour toutes les organisations récoltant, traitant et stockant des données personnelles sur des individus. 

Êtes-vous concernés par le RGPD ?

En tant que RH et en matière de recrutement, vous récoltez des données sur les candidats afin d'évaluer l'état de leur candidature pour un besoin en recrutement. Afin de traiter les candidatures vous avez besoin d'un certain nombre d'informations telles que le nom, prénom, e-mail, téléphone, expériences, diplômes, compétences des candidats.

Vous êtes donc bien concernés par la nouvelle réglementation européenne sur la protection des données de vos candidats !

Concrètement, quelles sont vos obligations ?

En terme de recrutement, voici les 4 piliers du RGPD : 

  1. Traçabilité des informations 
  2. Sécurité des informations personnelles 
  3. Définition de la collecte des données 
  4. Conservation des données 

En respectant ces 4 obligations, vous vous assurez d'une parfaite conformité avec le RGPD 👍

Quelles sont les mesures Flatchr pour préparer le RGPD ?

Sur la base de ces 4 piliers, voici les principales évolutions sur lesquelles nous travaillons afin de vous assurer et nous assurer le bon respect du RGPD :

>  Traçabilité des informations :

Obligation des recruteurs Le RGPD stipule que vous devez être en mesure de justifier la provenance de chaque donnée recueillie sur les candidats. Source de la candidature, coordonnées, CV, toutes données détenues sur un candidat devront être traçables. 

Conformité et mesures Flatchr : Avec Flatchr, vous vous assurez d'une parfaite traçabilité de chaque donnée. Les candidatures sont reçues puis traitées et stockées dans le logiciel, vous assurant un parfait suivi de chaque candidat dans votre processus. De plus, sur chaque fiche de candidat, nous indiquons la source ainsi que la date d'ajout du candidat dans Flatchr. Si le candidat postule plusieurs fois, nous conservons l'historique de chaque candidature et donc de chaque source.


>  Sécurité des informations personnelles : 

Obligation des recruteurs Pour assurer une meilleure protection des données, les candidats doivent être en mesure de consulter, modifier et supprimer leurs informations personnelles (nom, prénom, e-mail, téléphone, CV, lettre de motivation, échanges d'emails).
 

Conformité et mesures Flatchr depuis le site flatchr.io, sur une page web unique, les candidats peuvent consulter, exporter et supprimer facilement leur informations personnelles depuis un formulaire. Tout comme les candidats, vous avez la possibilité d'exporter, modifier et supprimer les données personnelles des candidats directement sur votre compte Flatchr. 

Note : Lorsque le candidat décide de supprimer ses données, il ne supprime en aucun cas sa candidature. Vous gardez donc l'historique des notes, de l'état de sa candidature (statut, pipe) et des statistiques. La fiche du candidat sera anonymisée. 

Depuis la page Flatchr.io < "Obtenir mes données" (en bas de page), les candidats peuvent exporter et supprimer leurs données en renseignant leur adresse mail :

>  Définition de la collecte des données :

Obligation des recruteurs : dans le domaine du recrutement, les données collectées sur les candidats sont censées ne servir qu’à déterminer le pertinence du profil par rapport aux besoins du poste à pourvoir. Le but étant de collecter seulement les informations qui vous sont réellement indispensables pour évaluer la candidature. 

Mesures Flatchr : au sein du formulaire Flatchr, nous demandons aux candidats de remplir obligatoirement le stricte minimum à savoir le nom, prénom, l'email et le CV. Si il le souhaite, le candidat peut également renseigner une lettre de motivation, son numéro de téléphone et les liens vers les réseaux sociaux (Linkedin, Facebook, Twitter, Github). 
De plus, pour chaque dépôt de candidature, le candidat doit cocher une case vous autorisant à utiliser leurs données à des fins professionnelles. 


 Vous pouvez modifier le message dans les Paramètres de votre compte.


Formulaire de postulation Flatchr, le candidat doit cocher la case suivante (modifiable depuis vos Paramètres) :

>  Conservation & renouvellement d'utilisation des données : 

Obligation des recruteursLe RGPD prévoit une limite de temps dans la conservation des données. Désormais, vous ne pouvez plus conserver les informations personnelles de vos candidats sans justificatifs pendant une durée illimitée. Toutes organisations ayant des besoins différents, il est de votre responsabilité de déterminer la durée limite de détention d’informations personnelles des candidats. 

Mesures Flatchr Par défaut, Flatchr conserve les informations personnelles des candidats 24 mois après leur dernière candidature. Libre à vous de modifier ce champ dans les Paramètres de votre compte (minimum de 6 mois). 
A l'issu de ces 24 mois, un e-mail automatique sera envoyé au candidat afin d'obtenir son consentement.
Si le candidat accepte, nous stockerons pour vous les données personnelles des candidats 24 mois supplémentaires. 
S'il ne répond pas sous 2 mois ou s'il refuse, nous supprimerons automatiquement les données du candidat, anonymisant ainsi sa fiche.

    Pour toutes vos questions, n'hésitez pas à nous contacter à support@flatchr.io 


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