Paramétrer vos messages automatiques

Les messages automatiques vous permettent d’automatiser les envois d'emails que vous adressez à vos candidats 💯

Le recrutement d'un candidat comporte de nombreuses étapes et vous avez pour mission d'effectuer un suivi avec les candidats 🔛
Et un oubli est si vite arrivé surtout si vous recevez de nombreuses candidatures. Certaines actions peuvent être aussi très chronophages et pourraient être automatisées, vous faisant gagner du temps. 

C'est pourquoi nous avons automatisé certains envois de mails sur Flatchr 😃

Nous allons voir dans cet article comment paramétrer des messages automatiques. Ils pourront être associés à différentes actions sur Flatchr. 

Faire ce suivi auprès de vos candidats les rassurent et améliorent votre marque employeur. Vous échangez peut-être avec votre futur collaborateur 💬 Vous gagnerez également un temps précieux grâce à cette automatisation.  

Les messages automatiques

Ils peuvent être utilisés pour les événements suivants :

  • Vous recevez une nouvelle candidature -> Message de bienvenue
  • Vous archivez un candidat -> Message de refus 
  • Vous déplacez un candidat d’une colonne à l’autre
  • Vous importez un candidat depuis les CVthèques ou réseaux sociaux -> Flatchr Go
  • Vous importez un candidat manuellement -> Bouton "Ajouter un candidat
  • Pour l’envoi manuel -> Modèle de message

Pour créer un message automatique, rendez-vous dans l'onglet Paramètres < Administration < Auto-message.

Configurer vos messages automatiques 

Dans cet exemple, nous allons vous montrer comment mettre en place un message de bienvenue. Cliquez sur "Ajouter un message".

1. Dans l'onglet "Évènement", sélectionnez "Nouveau candidat" 

2. Indiquez le titre de votre message (très utile pour les envois manuels)

3. Rédigez ensuite votre mail (n'oubliez pas d'ajouter un objet à votre mail).
Découvrez les 8 templates pour améliorer votre marque employeur pour vous donner des idées.

🔎NB : Ajoutez des balises pour personnaliser votre message. Vous les trouverez dans la liste déroulante s'intitulant "Variables". Par exemple, si vous mettez “Bonjour" et sélectionnez la balise “Prénom”, votre candidat recevra le message “Bonjour Louis” (si son prénom est Louis 😉

4. Ajoutez des options

Vous pouvez ajouter des options dans la partie "Paramètres" : 

  • Les restrictions d'horaires : avant d'envoyer le message vous pouvez paramétrer des restrictions d'heure, et aussi des jours d'envoi (en semaine, ou tous les jours). Nous vous conseillons d'ajouter une restriction d'horaire pour les messages de refus (+2 jours/seulement du lundi au vendredi/de 9h à 18h). 
  • Les restrictions d'offres : sélectionnez une offre ou un tag pour lequel le message sera envoyé uniquement.
  • Modifier les expéditeurs : en cochant cette case, vous pourrez choisir de devenir l'expéditeur et donc afficher votre adresse mail pro. De plus, vous pourrez mettre en copie (CC) ou en copie cachée (CCI) vos collaborateurs pour faire un suivi groupé.
  • Envoyer le message par SMS : il s'agit d'une option payante nécessitant de souscrire une offre SMS. Si vous êtes intéressés contactez-nous sur le chat ou bien à support@flatchr.io 
  • Les pièces jointes : vous pouvez ajouter un fichier en le glissant directement dans l'encadré prévu, ou en cliquant dessus pour ouvrir votre poste de travail et sélectionner le fichier.

5. Enfin, cliquez sur “ajouter un message”  ! Il vous suffit de le programmer qu'une seule fois, il sera alors applicable pour toutes les offres (sauf si vous décidez d'appliquer des restrictions d'offres). 

Faites la même action pour chaque étape (automatisable) de votre recrutement 😊

✨Astuce : Pour les emails de refus, nous vous conseillons d'ajouter des restrictions d'horaires avant d'envoyer le message. Par exemple, vous pouvez décider d'envoyer le message 48 heures après avoir archivé un candidat, seulement la semaine de 9h à 18h. Cela évite que le candidat reçoive un mail de bienvenue et de refus à la suite (si vous êtes très réactif dans le tri des candidatures), un dimanche après-midi. 

Consultez notre article "Comment humaniser un email de refus de candidature" pour vous aider dans la rédaction de votre message.

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