Les messages automatiques

Les messages automatiques vous permettent d’automatiser l’envoi de mails que vous envoyez à vos candidats.

Premier point de contact, ils vous assurent un vrai suivi avec vos candidats, d'éviter les oublis et vous font gagner des heures de travail ! 

Les auto-messages peuvent être utilisés pour les événements suivants :

  • Vous recevez une nouvelle candidature -> message de bienvenue
  • Vous archivez un candidat -> message de refus 
  • Vous déplacez un candidat d’une colonne à l’autre
  • Vous importez un candidat depuis les CVthèques ou réseaux sociaux -> Flatchr Go
  • Vous importez un candidat manuellement -> bouton "ajouter un candidat" 
  • Ou pour l’envoi manuel -> template de message

Pour créer un message automatique, rendez-vous dans l'onglet Paramètres -> Administration -> Auto-message.

Configurer des messages automatiques : 

Dans cet exemple, nous allons vous montrer comment mettre en place un message de bienvenu :

1. Cliquez sur "Ajouter un template".

2. Cliquez sur "Évènement" et sélectionnez "Nouveau candidat"

3. Rédigez ensuite votre mail (le sujet correspondant à l'objet de votre mail). Nous vous conseillons d’utiliser des balises vous permettant de personnaliser automatiquement ces messages.
Par exemple, si vous mettez “Bonjour" et sélectionnez la balise “Prénom”, votre candidat recevra le message “Bonjour Louis” (si son prénom est Louis 😉)

4. Utilisez les options

  • Les fichiers : Désormais vous pouvez ajouter des fichiers en les glissant directement dans l'encadré prévu, ou en cliquant dessus pour ouvrir votre poste de travail et sélectionner le fichier. 
  • Les restrictions d'horaires : Avant d'envoyer le message vous pouvez paramétrer des restrictions d'heure, et aussi des jours d'envoi (en semaine, ou tous les jours). 
  • Restrictions d'offres : Sélectionnez une offre (ou plusieurs) pour lequel le message sera envoyé uniquement.
  • Modifier les expéditeurs : En cochant cette case, vous pourrez choisir de devenir l'expéditeur et donc d'afficher votre réelle adresse mail. De plus, vous pourrez mettre en copie (CC) ou en copie cachée (CCI) vos collaborateurs pour faire un suivi groupé.
  • Envoyé le message par SMS : Cette option nécessite de souscrire un pack supplémentaire. Si vous êtes intéressés contactez-nous sur le chat ou bien à support@flatchr.io 

5. Enfin, cliquez sur “ajouter un template”  ! Il vous suffit de le programmer qu'une seule fois, il sera alors applicable pour toutes les offres (sauf si vous décidez d'appliquer des restrictions d'offres). 

Faites la même action pour chaque étape (automatisable) de votre recrutement 😊

Astuce : Pour les mails de refus, nous vous conseillons d'ajouter des restrictions d'horaires avant d'envoyer le message. Par exemple, vous pouvez décider d'envoyer le message que 48 heures après avoir archivé un candidat, seulement la semaine de 9h à 18h. Cela évite que le candidat reçoive un mail de bienvenu et de refus à la suite (si vous êtes très réactif dans le tri des candidatures), un dimanche après-midi. 

Créer des templates (non automatique)

Pour tous les messages non automatisables, vous pouvez créer des templates que vous retrouverez dans chaque fiche de candidat. Ces templates sont visibles par l'ensemble des membres du compte. Par exemple, vous souhaitez créer un template pour la confirmation d'un entretien dans vos locaux. Nous ne pouvons pas configurer de messages automatiques puisque les informations (dates, heures, lieux) changent pour chaque candidat. 

Vous allez alors sélectionner "Tempate" dans "Événement". Nous vous conseillons de bien mettre en évidence les informations à compléter (en gras, majuscule, italic) afin de ne pas oublier de les modifier. 

 

Vous retrouvez ensuite tous vos templates dans l'onglet "Conversations" de chaque fiche de candidat. Vous pourrez alors compléter les informations et envoyer le message !

 


Les templates personnels

Vous avez également la possibilité de créer des templates visibles uniquement par vous. Pour cela, rendez vous dans l'onglet Paramètres > Profil > Template.

De même que pour les templates communs, vous retrouverez vos templates personnels depuis l'onglet conversation dans la partie "Template".

 

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Si vous êtes en manque d'inspiration pour rédiger vos mails automatiques, n'hésitez pas à consulter cet article sur notre blog en cliquant ICI, vous y trouverez votre bonheur !