Comprendre les rôles Flatchr

Vous avez de nouveaux membres à ajouter mais vous ne savez quel statut leur attribuer ? Nous vous expliquons les 3 rôles Flatchr, plus ou moins restrictifs 🦄

Lorsque vous créez un nouveau membre sur Flatchr, nous vous demandons quel rôle vous souhaitez lui attribuer.

Les rôles sont importants car il donne avec une visibilité différente sur les candidats (CVthèque), le processus de recrutement, les offres, les paramètres et les actions. 

Dans cet article, vous allez voir comment :

  • Sélectionner le bon rôle pour chaque membre 
  • Modifier un rôle 
  • Ajouter des restrictions complémentaires (offres, processus, CVthèque)

Ajouter un membre en sélectionnant le rôle approprié 

Pour créer un membre, rendez-vous dans  Paramètres < Administration < Membres et cliquez sur "Ajouter un membre".

Vous avez alors le choix entre 3 statuts : 

- Admin : En tant qu'admin vous avez accès à toutes les fonctionnalités et paramètres de Flatchr. Vous pouvez tout faire et avez obligatoirement la visibilité sur tous les candidats et toutes les offres.
👉 Souvent, ce rôle est approprié pour les Ressources Humaines et la Direction qui doivent avoir le visuel sur tous les candidats et tout le processus. 

- Manager : Le manager pourra effectuer toutes les actions sur les candidats (déplacer, archiver, envoyer mail, laisser des notes) et sur les offres (créer une offre, la multi diffuser, la modifier, la dupliquer).
En revanche il n'aura pas accès aux Paramètres < Administration (ajout de membres, modification de la visibilité des colonnes, modèles de notes ou d'offres, ajout de tags ou de score...) sauf la partie auto-messages.
👉  Souvent ce rôle est approprié pour les managers participant à une partie du processus sur les postes qu'ils recrutent. 

- Invité : L'invité a un rôle plus consultatif et restreint car il peut seulement visualiser les fiches candidats, laisser des notes et envoyer des mails aux candidats.  
👉  Souvent, ce rôle est approprié pour les membres externes de l'entreprise.

Voici le formulaire d'ajout de membre : 

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Modifier un rôle 

Dans l'onglet Paramètres < Administration < Membres, vous pouvez modifier le rôle des membres à tout moment en cliquant sur le "crayon" comme ci-dessous : 

Capture d’écran 2020-03-02 à 19.01.35

Seuls les administrateurs peuvent modifier les rôles. Il peuvent changer le statut des managers et des invités. Ils peuvent aussi leur attribuer de nouvelles offres ou un tag d'offres afin de leur apporter plus de visibilité sur les offres. 

Restriction de la visibilité des offres

Pour les rôles de Manager et d'Invité, vous pouvez restreindre la visibilité des offres. En effet, un chargé d'étude n'aura pas besoin de voir le processus des offres de logistique ou de marketing par exemple.

Cela permet une gestion plus facile pour le manager et donc un taux d'engagement plus élevé ! 

Vous pouvez restreindre la visibilité des offres à 3 endroits différents :

1. Depuis les Paramètres < Administration < Membres lors de la création du membre. Sélectionner alors les offres ou le tag d'offres pour lesquelles le membre aura accès :

Dans cet exemple, Paul verra toutes les offres dans le tag : Marketing (ainsi que les nouvelles) et l'offre de Customer Success Manager. 

2. Depuis le formulaire de la création de l'offre, sélectionnez le Manager ou Invité qui aura accès à l'offre en cours de création depuis le champ "Restreindre aux membres" : 

3. Depuis l'offre, en cliquant sur "membres", sélectionnez le Manager ou Invité qui aura accès à l'offre : 

Restriction de la visibilité du process

Selon le rôle des membres, la visibilité du processus peut être différente.
⚠️ Attention, nous pouvons personnaliser le processus par rôle et non par membre. 

En effet, un invité n'aura peut être pas besoin de voir les premières étapes du processus, plus habituellement gérées par les RH.

Pour personnaliser le processus par membre, cliquez sur Paramètres < Administration < Colonnes

Dans l'exemple ci-dessus, les membres avec un rôle d'Invité ne voient pas les colonnes "A trier RH", "A appeler RH" et "A recevoir RH".

Lorsqu'ils se connecteront à leur compte, ils verront leurs offres attribuées avec le processus suivant : "A valider manager", "A recevoir manager", et "Recruté". 

Les managers voient l'intégralité des colonnes dans cet exemple. 

Restriction de la visibilité de la CVthèque 

Par défaut, tous les membres (Admin, Manager ou Invité) ont accès à tous les candidats présents dans la CVthèque.

Cependant, pour les statuts de Manager ou Invité, vous pouvez restreindre leur visibilité de la CVthèque seulement sur les offres que vous leur avez attribuées. 

Pour cela, cliquez sur Paramètres < Administration < Avancée.
Vous y verrez le champ "Paramétrage CVthèque : Afficher seulement les candidats des offres attribuées dans la CVthèque ?"

  • Sélectionnez "Oui, restreindre la visibilité" lorsque vous souhaitez seulement afficher les candidats ayant postulé aux offres attribuées des Managers et Invités. 
  • Sélectionnez "Non, afficher tous les candidats" pour afficher tous les candidats ayant postulé à toutes les offres du compte Flatchr.

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