Nos conseils pour une configuration collaborative

Un recrutement ne se fait jamais seul, il y a toujours plusieurs collaborateurs qui interviennent ! Mais sans outils adaptés, cela prend beaucoup de temps et devient un vrai calvaire (mails, réunions, échanges téléphoniques, ...).

Chez Flatchr, nous avons créé une méthode pour collaborer avec son équipe de la manière la plus simple et la plus rapide 🙆

Dans cet article, vous allez découvrir toutes nos conseils pour configurer votre compte en mode collaboratif : 

  • Mettre en place un pipeline (=process) collaboratif
  • Personnaliser le process par rôles 
  • Personnaliser le process par tags 
  • Utiliser les notes pour partager les informations entre équipes
  • Ajouter des alertes personnalisées

Mettre en place un pipeline collaboratif

Nous vous conseillons de créer des colonnes détaillées pour chaque étape de votre processus. Afin que tout soit clair, vous pouvez attribuer chaque colonne avec le service concerné. Par exemple : "A trier RH", " A valider manager", " Entretien RH"... 

En indiquant le service "RH", "Manager", "Directeur", les personnes se connectant au compte comprendra d'un coup d'oeil les colonnes qui le concernent.

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Par la suite, les membres pourront ajouter des alertes mails (voir en fin de l'article comment les ajouter). 

Personnaliser le processus par rôles

Vous avez la possibilité de cacher des colonnes du pipeline en fonction du rôle du membre : Manager ou Invité. Cela permet de ne pas parasiter le processus de recrutement entre les différents services. Vous pouvez faire cette manipulation en vous rendant dans Paramètres > Administration > Colonnes.

Dans cet exemple ci-dessous, les membres ayant le rôle Manager ne verront pas la colonne "A trier".

Les membres avec le rôle Invité verront seulement la colonne "A recevoir". 

Personnaliser le process par tags

Pour aller encore plus loin dans la personnalisation (et donc personnaliser par membre ou par service), vous pouvez attribuer des tags aux membres et personnaliser le process par tag. 
Prenons un exemple pour que cela soit plus clair.

Dans l'onglet Paramètres > Administration> Membres, j'attribue le tag "Marketing" à mon collaborateur Paul : 

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Je me rend sur l'onglet Paramètres > Administration > Colonnes pour personnaliser mon process par tag. 

Comme on peut le voir dans cet exemple ci-dessous, tous les membres avec le tag "Marketing" ne verront pas les colonnes " A trier" et "A appeler". 

Quand Mathieu se connectera et se rendra sur ses offres, il verra seulement les colonnes à partir de "Entretien". 

Centraliser vos notes internes entre collaborateurs

En cliquant sur une fiche candidat, vous avez un onglet "Notes". Vous pouvez échanger entre collaborateurs sur un candidat en direct (vos candidats n'auront pas accès à ces notes/commentaires).

Cette fonctionnalité évite beaucoup d'échanges par mails et permet de garder un historique des divers commentaires de vos collaborateurs, même si le candidat postule de nouveau !

Mentionner vos collaborateurs : Vous pouvez alerter un manager en particulier, en le taggant avec "@Prénom". La personne recevra alors un email avec votre note, le nom du candidat et l’offre. Il pourra directement accéder à la fiche du candidat en cliquant sur "Accéder à mon compte"  en 1 clic !

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Si votre collaborateur ou vous-même souhaite répondre à une note, vous pouvez le faire en utilisant la flèche allant vers la gauche ↩️. Le créateur initial recevra une notification email. Un seul commentaire est possible. Si vous souhaitez échanger plus longuement nous vous conseillons d'ouvrir une nouvelle note 😀

✨Astuce : Si cette note est importante, enregistrez-la en tant que favori afin qu'elle reste en top list de l'historique ⬆️⭐

Partager vos notes privées ou publiques : Si votre note est confidentielle, vous pouvez décocher la case "Partager avec votre équipe". Vous aurez seulement la visibilité sur la note (si vous avez mentionné un collaborateur avec le @, il ne recevra pas la note si vous avez décoché le partage de la note) . Par défaut la case est cochée pour que l'ensemble de votre équipe ait l'historique des notes.

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Les admins auront toujours une visibilité sur les notes privées.

    Ajouter des alertes personnalisées

    La mise en place des notifications se trouve dans l'onglet Profil.
    Chaque membre paramètre ses propres alertes mails. 

    L'idée étant d'être averti par e-mail de l'état des candidatures au début, milieu ou fin de process, selon votre rôle. 
    Par exemple, un RH aimerait être alerté au début du process. Il va donc ajouter l'alerte "un nouveau candidat a postulé".

    Un manager souhaite être alerté au milieu du process, dès qu'un RH déplace un candidat dans une colonne dédiée (par exemple : "A valider manager"). Il va donc ajouter une alerte sur une colonne (bouton bleu).

    Un membre de la direction souhaite être alerté à la fin du process, il va donc aussi ajouter une alerte sur une colonne dédiée (par exemple "Entretien direction"). 

    Dans cet exemple, le RH recevra une alerte quand :

    • Un nouveau candidat a postulé
    • Un commentaire a été publié (= une note interne)
    • Un candidat vous a envoyé un message
    • Un candidat a été déplacé dans la colonne "A recevoir RH" 

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