Le RGPD s'applique à toute organisation qui traite des données personnelles
On appelle le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), la nouvelle législation européenne visant à :
Assurer une protection optimale des données à chaque instant et être en mesure de la démontrer en documentant leur conformité.
Êtes-vous concernés par le RGPD ?
En tant que RH et en matière de recrutement, vous récoltez des données sur les candidats afin d'évaluer l'état de leur candidature pour un besoin en recrutement. Pour traiter les candidatures, vous avez besoin d'un certain nombre d'informations telles que le nom, le prénom, l'e-mail, le téléphone, les expériences, les diplômes et les compétences des candidats.
Vous êtes donc concernés par la nouvelle réglementation européenne sur la protection des données de vos candidats !
Concrètement, quelles sont vos obligations ?
En termes de recrutement, voici les 4 piliers du RGPD :
- Traçabilité des informations
- Sécurité des informations personnelles
- Définition de la collecte des données
- Conservation des données
En respectant ces 4 obligations, vous vous assurez d'une parfaite conformité avec le RGPD 👍
Quelles sont les mesures Flatchr pour préparer le RGPD ?
Sur la base de ces 4 piliers, voici les principales évolutions sur lesquelles nous travaillons afin de vous assurer et de nous assurer le bon respect du RGPD :
> Traçabilité des informations :
Obligation des recruteurs : Le RGPD stipule que vous devez être en mesure de justifier la provenance de chaque donnée recueillie sur les candidats. Source de la candidature, coordonnées, CV, toutes données détenues sur un candidat devront être traçables.
Conformité et mesures Flatchr : Avec Flatchr, vous vous assurez d'une parfaite traçabilité de chaque donnée. Les candidatures sont reçues puis traitées et stockées dans le logiciel, vous assurant un parfait suivi de chaque candidat dans votre processus. De plus, sur chaque fiche candidat, nous indiquons la source ainsi que la date d'ajout du candidat dans Flatchr. Si le candidat postule plusieurs fois, nous conservons l'historique de chaque candidature et donc de chaque source.
> Sécurité des informations personnelles :
Obligation des recruteurs : Pour assurer une meilleure protection des données, les candidats doivent être en mesure de consulter, modifier et supprimer leurs informations personnelles (nom, prénom, e-mail, téléphone, CV, lettre de motivation, échanges d'emails).
Conformité et mesures Flatchr :
Côté candidat : depuis le site flatchr.io, sur une page web unique, les candidats peuvent consulter, exporter et supprimer facilement leurs informations personnelles depuis un formulaire. Tout comme les candidats, vous avez la possibilité d'exporter, modifier et supprimer les données personnelles des candidats directement sur votre compte Flatchr.
⚠️ Lorsque le candidat décide de supprimer ses données, il ne supprime en aucun cas sa candidature. Vous gardez de ce fait l'historique des notes, de l'état de sa candidature (statut, pipe) et des statistiques. La fiche du candidat sera anonymisée.
Depuis la page Flatchr.io > "Obtenir mes données" (en bas de page), les candidats peuvent exporter et supprimer leurs données en renseignant leur adresse mail :
Côté recruteur : Un candidat peut être amené à vous demander de supprimer ses données. Pour ce faire, veuillez vous rendre sur la fiche du candidat.
- Cliquez sur l'onglet le symbole œil 👁️ au bout de la ligne "consentement"
- Validez votre choix
La fiche se présentera alors comme ci-dessous :
Anonymiser la fiche d'un candidat efface ses données personnelles. Cependant, la trace de la candidature est conservée ainsi que la source. Vous garderez la trace de la candidature dans vos statistiques également !
Nous conservons ces données pendant une durée de 5 ans, afin d'y recourir en cas de litige avec votre candidat.
Au bout de 5 ans, toutes les traces permettant une attribution à un candidat sont effacées.
> Définition de la collecte des données :
Obligation des recruteurs : dans le domaine du recrutement, les données collectées sur les candidats sont censées servir qu’à déterminer la pertinence du profil par rapport aux besoins du poste à pourvoir. Le but étant de collecter seulement les informations qui vous sont réellement indispensables pour évaluer la candidature.
Mesures Flatchr : au sein du formulaire Flatchr, nous demandons aux candidats de remplir obligatoirement le strict minimum, à savoir le nom, prénom, l'email et le CV. S'il le souhaite, le candidat peut par ailleurs renseigner une lettre de motivation, son numéro de téléphone et les liens vers les réseaux sociaux (Linkedin, Facebook, Twitter, Github).
De plus, pour chaque dépôt de candidature, le candidat doit cocher une case vous autorisant à utiliser leurs données à des fins professionnelles.
Vous pouvez modifier le message sur Flatchr, dans Administration > DPO / RGPD
> Conservation & renouvellement d'utilisation des données :
Obligation des recruteurs : Le RGPD prévoit une limite de temps dans la conservation des données. Désormais, vous ne pouvez plus conserver les informations personnelles de vos candidats sans justificatifs pendant une durée illimitée. Toutes organisations ayant des besoins différents, il est de votre responsabilité de déterminer la durée limite de détention d’informations personnelles des candidats.
Mesures Flatchr : Par défaut, Flatchr conserve les informations personnelles des candidats 24 mois après leur dernière candidature. Libre à vous de modifier ce champ dans les Paramètres de votre compte (minimum de 6 mois).
Dès lors que le candidat est rentré dans votre base, nous affichons sa date de consentement de partage de donnée sur sa fiche.
À l'issue de ces 24 mois, un e-mail automatique sera envoyé au candidat afin d'obtenir son consentement.
Si le candidat accepte, nous stockerons pour vous les données personnelles des candidats 24 mois supplémentaires.
S'il ne répond pas sous 2 mois où s'il refuse, nous archiverons automatiquement les données du candidat, anonymisant ainsi sa fiche.
Si vous souhaitez obtenir notre documentation complète sur notre conformité RGPD n'hésitez pas à nous envoyer un email à support@flatchr.io 📩
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