Paramétrer mes messages automatiques

Les messages automatiques vous permettent d’automatiser les envois d'emails que vous adressez à vos candidats 💯

Le recrutement d'un candidat comporte de nombreuses étapes et vous avez pour mission d'effectuer un suivi avec les candidats 🔛
Et un oubli est si vite arrivé surtout si vous recevez de nombreuses candidatures. Certaines actions peuvent être aussi très chronophages et pourraient être automatisées, vous faisant gagner du temps. 

C'est pourquoi nous avons automatisé certains envois de mails sur Flatchr 😃

Nous allons voir dans cet article comment paramétrer des messages automatiques. Ils pourront être associés à différentes actions sur Flatchr. 

Faire ce suivi auprès de vos candidats les rassurent et améliorent votre marque employeur. Vous échangez peut-être avec votre futur collaborateur 💬 Vous gagnerez également un temps précieux grâce à cette automatisation.  

Les messages automatiques

Ils peuvent être utilisés pour les événements suivants :

Pour créer un message automatique, rendez-vous dans l'onglet Paramètres > Configuration > Auto-message.

*message de refus : le message peut être personnalisé en fonction de la colonne, ou bien rester général.

Configurer vos messages automatiques 

Dans cet exemple, nous allons vous montrer comment mettre en place un message de bienvenue. Cliquez sur "Ajouter un message".

1. Dans l'onglet "Événement", sélectionnez "Nouveau candidat" 

2. Indiquez le titre de votre message (très utile pour les envois manuels)

3. Rédigez ensuite votre mail (n'oubliez pas d'ajouter un objet à votre mail).
Découvrez les 8 templates pour améliorer votre marque employeur pour vous donner des idées.

🔎NB : Ajoutez des balises pour personnaliser votre message. Vous les trouverez dans la liste déroulante s'intitulant "Variables". Par exemple, si vous mettez “Bonjour" et sélectionnez la balise “Prénom”, votre candidat recevra le message “Bonjour Louis” (si son prénom est Louis 😉

4. Ajoutez des options

Vous pouvez ajouter des options dans la partie "Paramètres" : 

  • Les restrictions d'horaires : avant d'envoyer le message vous pouvez paramétrer des restrictions d'heure, et aussi des jours d'envoi (en semaine, ou tous les jours).
    Astuce : Nous vous conseillons d'ajouter une restriction d'horaire pour les messages de refus (+2 jours/seulement du lundi au vendredi/de 9h à 18h). 
  • Les restrictions d'offres : sélectionnez une offre ou un tag pour lequel le message sera envoyé uniquement.
  • Modifier les expéditeurs : en cochant cette case, vous pourrez mettre en copie (CC) ou en copie cachée (CCI) vos collaborateurs pour faire un suivi groupé.
  • Envoyer le message par SMS : il s'agit d'une option payante nécessitant de souscrire une offre SMS. Si vous êtes intéressés contactez-nous sur le chat ou bien à support@flatchr.io 
  • Les pièces jointes : vous pouvez ajouter un fichier en le glissant directement dans l'encadré prévu, ou en cliquant dessus pour ouvrir votre poste de travail et sélectionner le fichier.

5. Enfin, cliquez sur “ajouter un template”  ! Il vous suffit de le programmer qu'une seule fois, il sera alors applicable pour toutes les offres (sauf si vous décidez d'appliquer des restrictions d'offres). 

Faites la même action pour chaque étape (automatisable) de votre recrutement 😊

Astuce : Consultez notre article "Comment humaniser un email de refus de candidature" pour vous aider dans la rédaction de votre message.

Supprimer un message automatique

Sous le tableau des messages automatique vous retrouvez le tableau des "messages en attente de livraison". Ce sont tous les messages automatiques ayant été déclenchés suite à une action réalisée, et qui ont un délai avant envoi. 

Chacun peut être supprimé en cliquant sur la poubelle 🗑️

Cette action est très pratique si vous avez fait une fausse manipulation 😋

Astuce : Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver plus facilement le message automatique en attente. La recherche peut se faire par offre, par nom de candidat ou par nom de l'auteur.

Utiliser un message automatique

Lorsque vous utilisez un message de refus (candidat archivé) ou un message de déplacement (candidat déplacé dans la colonne), vous avez la possibilité d'éditer le message. 

Ceci est très pratique si vous souhaitez le personnaliser, vous pouvez par exemple indiquer la date et l'heure vous souhaitez rencontrer le candidat.

Pour se faire il convient de réaliser l'action, une pop up de validation s'affichera au centre la page, comme ci-dessous, cliquez sur le crayon bleu ✏️afin d'éditer le message.

Nous affichons ensuite le template enregistré, vous êtes libres d'ajouter des informations, dans cet exemple nous avons indiqué des précisions sur la date et l'heure de la visio. 

En cliquant sur "Oui, envoyer!" seul le candidat sur qui vous faites le déplacement recevra ce message personnalisé 🎊

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