Automatisez l’envoi d’emails à vos candidats et économisez un temps précieux ! ⌚
Le recrutement d'un candidat comporte de nombreuses étapes et vous avez pour mission d'effectuer un suivi avec les candidats 🔛
Un oubli est vite arrivé, surtout si vous recevez de nombreuses candidatures. Certaines actions s’avèrent chronophages et pourraient être automatisées, vous faisant gagner du temps.
C'est pourquoi nous avons automatisé certains envois de mails sur Flatchr 😃
Nous allons voir dans cet article comment paramétrer des messages automatiques. Ils pourront être associés à différentes actions sur Flatchr.
Faire un suivi auprès de vos candidats les rassure et améliore votre marque employeur. Vous échangez peut-être avec votre futur collaborateur 💬 Vous gagnerez un temps précieux grâce à cette automatisation !
Les messages automatiques
Ils peuvent être utilisés pour les événements suivants :
- Vous recevez une nouvelle candidature ⇾ Message de bienvenue
- Vous archivez un candidat ⇾ Message de refus*
- Vous recrutez un candidat
- Vous déplacez un candidat d’une colonne à l’autre
- Vous importez un candidat ⇾ Bouton "Ajouter un candidat" ou bien ajout via adresse mail générique
- Pour l’envoi manuel ⇾ Modèle de message
- Vous archivez une offre
Pour créer un message automatique, cliquez sur la roue crantée ⚙️ en haut à droite de votre écran > Paramètres avancés > Messages auto, sur le côté gauche de votre écran
*message de refus : le message peut être personnalisé en fonction de la colonne, ou bien rester général.
Configurer vos messages automatiques
Dans cet exemple, nous allons vous montrer comment mettre en place un message de bienvenue. Cliquez sur "Ajouter un template".
- Dans l'onglet "Événement", sélectionnez "Nouveau candidat"
- Indiquez le titre de votre template (très utile pour les envois manuels)
- Rédigez votre message (n'oubliez pas d'ajouter un sujet à votre mail).
- 4. Ajoutez autant de pièces jointes que souhaitées depuis l’onglet “Pièce jointe” dans la limite de 20 MO (nous vous conseillons un fichier d’un poids inférieur pour plus de fluidité).
Découvrez les 8 templates pour améliorer votre marque employeur pour vous donner des idées.
🔎NB : Ajoutez des balises pour personnaliser votre message. Vous les trouverez dans la liste déroulante s'intitulant "Variables". Par exemple, si vous mettez “Bonjour" et sélectionnez la balise “Prénom”, votre candidat recevra le message “Bonjour Louis” (si son prénom est Louis 😉)
- Ajoutez des options
Vous pouvez ajouter des options dans la partie "Paramètres" :
- Les restrictions d'horaires : Vous pouvez paramétrer l’envoi du message à l’heure de votre choix ainsi qu’instantané ou en différé. De même, il vous est possible de programmer l’envoi les jours de semaine uniquement ou tous les jours.
✨Astuce : Nous vous conseillons d'ajouter une restriction d'horaires pour les messages de refus (+2 jours/seulement du lundi au vendredi/de 9h à 18h). - Les restrictions d'offres : sélectionnez une offre ou un tag pour lequel le message sera envoyé exclusivement.
- Modifier les expéditeurs : en cochant cette case, vous pourrez mettre en copie (CC) ou en copie cachée (CCI) vos collaborateurs pour faire un suivi groupé.
- Envoyer le message par SMS : il s'agit d'une option payante nécessitant de souscrire à une offre SMS. Si vous êtes intéressés, contactez-nous via le chat ou bien à support@flatchr.io
- Les relances : Paramétrez une relance automatique aux candidats n’ayant pas répondu à votre message
- Enfin, cliquez sur “ajouter un message” ! Il vous suffit de le programmer qu'une seule fois, il sera alors applicable pour toutes les offres (sauf si vous décidez d'appliquer des restrictions d'offres).
Faites la même action pour chaque étape (automatisable) de votre recrutement 😊
✨Astuce : Consultez notre article "Comment humaniser un email de refus de candidature" pour vous aider dans la rédaction de votre message.
Supprimer un message en attente
Sous le tableau des messages automatique, vous retrouvez le tableau des "messages en attente de livraison". Ce sont tous les messages automatiques ayant été déclenchés suite à une action réalisée, et qui ont un délai avant envoi.
Chacun peut être supprimé en cliquant sur la poubelle 🗑️
Cette action est très pratique si vous avez fait une fausse manipulation 😋
✨Astuce : Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver plus facilement le message automatique en attente. La recherche peut se faire par offre, par nom de candidat ou par nom de l'auteur.
Utiliser un message automatique
Lorsque vous utilisez un message de refus (candidat archivé) ou un message de déplacement (candidat déplacé dans la colonne), vous avez la possibilité d'éditer le message.
Ceci est très pratique si vous souhaitez le personnaliser. Vous pouvez par exemple indiquer la date et l'heure si vous souhaitez rencontrer le candidat.
Pour ce faire, une pop up de validation s'affichera au centre la page après avoir effectué l'une des actions (archivage ou déplacement de candidat) comme ci-dessous, cliquez sur le crayon bleu ✏️ afin d'éditer le message. Il vous sera possible de modifier le message automatique préenregistré ou de modifier le contenu du message.
Vous pourrez ensuite modifier la date et l'heure d'envoi du mail (encadré 1 sur l'image ci-dessous) ainsi que laissé un commentaire visible uniquement par vous ou vos collaborateurs (encadré 2).
Ultime étape, cliquez sur Oui, envoyer ! pour finaliser votre envoi.
Félicitations, vous voilà fin prêt.e à gagner un temps précieux lors de vos recrutements 🎊
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